1. Propósito

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que DISPROMED MK SAS, en su condición de responsable de manejo de información personal, realice el Tratamiento de esta en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asiste.

2. Responsable

Razón Social:  DISPROMED MK SAS
Dirección:  Aut. Medellín Km. 2.5 Vía Parcelas Km. 1.3, Conjunto Bodegas AEPI, Bodega 3B
Ciudad:   Cota - Cundinamarca
Correo Electrónico:
gerenciacomercial@dispromedmk.com
Teléfono:  (57-1) 898 5406 - telefax (57-1) 898 5142
Área Encargada:  Área Comercial

3. Vigencia De La Política

La presente política entra en vigencia a partir de su publicación.

3.1 Definiciones

-Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

-Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

-Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

-Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

-Responsable:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

-Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

-Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

-Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;

-Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

-Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo,expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

-Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento dedatos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

-Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

-Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;

-Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

-Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

-Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

4. Tratamiento Al Cual Seran Sometidos Los Datos

En ejercicio de su objeto social, DISPROMED MK SAS, realiza el Tratamiento de datos personales de sus empleados, empleados de sus contratistas, proveedores, clientes y usuarios de sus productos o servicios, actividad que ejecuta directamente, o por parte de contratistas o mandatarios encargados de ello. Así mismo en cumplimiento de legislación aplicable y de políticas corporativas, DISPROMED MK SAS puede requerir transmitir o transferir dichos datos a sus compañías matrices, filiales y/o subsidiarias extranjeras.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de DISPROMED MK SAS se limitara a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. En cumplimiento de la ley DISPROMED MK SAS, no recolecta ni almacena datos de niños, niñas y adolescentes.

DISPROMED MK SAS, tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo podra divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitira en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:

a) Tratamiento de datos personales de empleados y ex empleados: Se realiza para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de DISPROMED MK SAS, tales como pagos de nómina, pagos y reportes al sistema general de seguridad social en salud, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social en salud a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado.

b) Tratamiento de datos personales de empleados de contratistas, que prestan servicio en instalaciones de DISPROMED MK SAS: Permitir a DISPROMED MK SAS, cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como asignación y control de elementos tecnológicos, materiales, equipos, identificación de ingreso, seguimiento a cumplimiento de obligaciones a cargo de Contratistas, atención de eventuales emergencias, atención respuesta de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

c) Tratamiento de datos personales de Proveedores personas naturales: Permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de DISPROMED MK SAS tales como pagos de honorarios, reportes de pagos, reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

d) Tratamiento de datos personales de Clientes personas naturales: El Tratamiento de datos personales de Clientes que son personas naturales, tiene el propósito de que DISPROMED MK SAS, pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación, reportes de pagos o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

e) Tratamiento de datos personales de Clientes: El Tratamiento de datos personales de Cientes tiene la finalidad de que DISPROMED MK SAS o los encargados del tratamiento de los datos contacten a los Clientes mediante mensajes de texto, correo electrónico, correo físico, vía telefónica, y cualquier otro medio idóneo de comunicación, para brindarles información y educación general acerca de temas comerciales o promociones por parte del programa comercial de DISPROMED MK SAS.

f) Usuarios de Productos: El Tratamiento de estos datos permite a DISPROMED MK SAS, cumplir con las obligaciones a su cargo en materia de calidad de los productos o del servicio, para la atención efectiva de consultas y reclamos de consumidores y como información estadística.

4.1 Contenido De Las Bases De Datos

En las bases de datos de DISPROMED MK SAS se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física,teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, DISPROMED MK SAS puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012, ademas en las bases de datos de interes de proveedores y clientes, se tendra reserva sobre la información que se considere sensible, no obstante al estar algunos inscritos en bases de datos publicas como Registro mercantil, esta informacion se tendra para los fines comerciales pertinentes.

5. Derechos De Los Titulares

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante las entidades quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando las leyes y decretos de proteccion de datos vigentes por medio de sus entidades de control, determinen que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. Procedimiento Para Ejercicio De Derechos Por Parte De Titulares

Los Titulares de datos personales deben dirigir sus consultas peticiones o reclamos al correo gerenciacomercial@dispromedmk.com

a. Consultas: DISPROMED MK SAS, debe atender las consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días.

b. Reclamos: El Titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a DISPROMED MK SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

i) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, al correo electrónico gerenciacomercial@dispromedmk.com o tambien lo puede realizar directamente en esta página en la casilla de PQR, dispuesta para tal fin, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, DISPROMED MK SAS, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

ii) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.

iii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

iv) El Titular o causahabiente podrá elevar queja conforme a lo descrito en las leyes vigentes, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

c. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a DISPROMED MK SAS, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el Procedimiento indicado en esta Política.

Si vencido el término legal respectivo, DISPROMED MK SAS, no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a los organismos de control que ordenen la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

7. Limitaciones Temporales Al Tratamiento De Los Datos Personales

DISPROMED MK SAS, sólo podrá realizar el Tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual DISPROMED MK SAS, tiene la obligación de conservar los datos personales DISPROMED MK SAS, o el Encargado del Tratamiento procederán a la supresión de los datos personales en su posesión.

DISPROMED MK SAS, y los Encargados del Tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto impartan los organismos de control.

8. Modificaciones A La Política De Datos Personales

DISPROMED MK SAS, se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticasy procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

9. Revelación De La Información

El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que DISPROMED MK SAS, puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente acepta que puedenser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información

10. Las bases de datos administradas por la DISPROMED MK SAS se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de DISPROMED MK SAS o una obligación contenida en un contrato entre la DISPROMED MK SAS y Titular.